Kasboekhouding
Wat is kasboekhouding?
Kasboekhouding is een boekhoudkundige methode waarbij betalingsontvangsten worden geregistreerd tijdens de periode waarin ze worden ontvangen, en uitgaven worden geregistreerd in de periode waarin ze feitelijk worden betaald. Met andere woorden, inkomsten en uitgaven worden geregistreerd wanneer respectievelijk contanten worden ontvangen en betaald.
Kasboekhouding wordt ook kasboekhouding genoemd; en kan in tegenstelling staan tot de boekhouding op transactiebasis, die opbrengsten opneemt op het moment dat de opbrengsten worden verdiend en uitgaven registreert wanneer verplichtingen worden aangegaan, ongeacht wanneer contanten daadwerkelijk worden ontvangen of betaald.
Belangrijkste leerpunten
- Kasboekhouding is eenvoudig en duidelijk. Transacties worden alleen geregistreerd als er geld in of uit een rekening gaat.
- Kasboekhouding werkt niet zo goed voor grotere bedrijven of bedrijven met een grote voorraad, omdat het de werkelijke financiële positie kan verdoezelen.
- Het alternatief voor boekhouding op kasbasis is boekhouding op transactiebasis, waarbij transacties worden geregistreerd als inkomsten worden verdiend en kosten worden gemaakt, ongeacht de uitwisseling van contanten.
Inzicht in kasboekhouding
Kasboekhouding is een van de twee vormen van boekhouding. De andere is een boekhouding op transactiebasis, waarbij inkomsten en uitgaven worden geregistreerd wanneer ze zich voordoen. Kleine bedrijven maken vaak gebruik van kasboekhouding omdat het eenvoudiger en eenvoudiger is en het een duidelijk beeld geeft van hoeveel geld het bedrijf daadwerkelijk bij de hand heeft. Bedrijven zijn echter verplicht om een boekhouding op transactiebasis te gebruiken volgens de algemeen aanvaarde boekhoudprincipes (GAAP).
Wanneer transacties op kasbasis worden geregistreerd, hebben ze een vertraging op de boekhouding van een bedrijf vanaf het moment dat een transactie is voltooid. Als gevolg hiervan is de kasboekhouding op korte termijn vaak minder nauwkeurig dan de boekhouding op transactiebasis.
De meeste kleine bedrijven mogen kiezen tussen de boekhoudmethode op basis van contanten en op transactiebasis, maar de IRS vereist dat bedrijven met meer dan $ 25 miljoen aan jaarlijkse bruto-inkomsten de methode op transactiebasis gebruiken. Bovendien verbiedtde Tax Reform Act van 1986 dat de cash accounting-methode wordt gebruikt voor C-bedrijven, belastingopvangcentra, bepaalde soorten trusts en partnerschappen met C Corporation-partners. Merk op dat bedrijven voor belastingaangifte dezelfde boekhoudmethode moeten gebruiken als voor hun eigen interne boekhouding.
Voorbeeld van kasboekhouding
Stel dat bedrijf A volgens de kasboekhoudmethode $ 10.000 ontvangt uit de verkoop van 10 computers die op 2 november aan bedrijf B zijn verkocht en dat de verkoop op 2 november heeft plaatsgevonden. Het feit dat bedrijf B in feite de bestelling voor de computers heeft teruggegeven op 5 oktober wordt als irrelevant beschouwd, omdat het niet voor hen betaalde totdat ze op 2 november fysiek werden afgeleverd.
Volgens de boekhouding op transactiebasis zou bedrijf A daarentegen de verkoop van $ 10.000 op 5 oktober hebben geboekt, ook al was er nog geen contant geld van eigenaar gewisseld.
Evenzo registreren bedrijven in de kasboekhouding uitgaven wanneer ze ze daadwerkelijk betalen, niet wanneer ze ze maken. Als bedrijf C bedrijf D inhuurt voor ongediertebestrijding op 15 januari, maar de factuur voor de voltooide dienst pas op 15 februari betaalt, worden de kosten pas op 15 februari erkend onder de kasadministratie. Bij een boekhouding op transactiebasis zouden de uitgaven echter op 15 januari in de boeken worden opgenomen toen ze werd geïnitieerd.
Beperkingen van kasboekhouding
Een belangrijk nadeel van kasboekhouding is dat het mogelijk geen nauwkeurig beeld geeft van de verplichtingen die zijn aangegaan (dwz opgebouwd ) maar nog niet zijn betaald, zodat het bedrijf er misschien beter uitziet dan het in werkelijkheid is. Aan de andere kant betekent kasadministratie ook dat een bedrijf dat zojuist een grote klus heeft geklaard waarvoor het op betaling wacht, minder succesvol lijkt te zijn dan het in werkelijkheid is, omdat het de materialen en arbeid heeft uitgegeven voor de klus, maar nog niet heeft opgehaald betaling. Daarom kan kasboekhouding de toestand van het bedrijf zowel overdrijven als onderschatten als de incasso’s of betalingen in de ene periode bijzonder hoog of laag zijn ten opzichte van de andere.
Er zijn ook enkele mogelijk negatieve fiscale gevolgen voor bedrijven die de cash accounting-methode toepassen. Over het algemeen kunnen bedrijven alleen uitgaven aftrekken die in het lopende belastingjaar zijn opgenomen. Als een bedrijf kosten maakt in december 2019, maar pas in januari 2020 betalingen verricht tegen de kosten, zou het geen aftrek kunnen claimen voor het boekjaar dat eindigde in 2019, wat een aanzienlijke invloed zou kunnen hebben op het bedrijfsresultaat. Evenzo mag een bedrijf dat in 2020 een betaling van een klant ontvangt voor in 2019 verleende diensten, de omzet alleen opnemen in zijn jaarrekening over 2020.