Dagelijkse verantwoordelijkheden van de CFO: 3 casestudy’s

Omdat het een chief financial officer middelen met meer dan alleen een gevorderde kennis van de boekhoudkundige en financiële concepten. Het betekent dat u begrijpt hoe een heel bedrijf en zijn branche werkt, zodat u dat bedrijf kunt helpen winstgevend en concurrerend te zijn. Om u een idee te geven van hoe uw leven eruit zou kunnen zien als u CFO zou worden, hebben we drie professionals in het veld geïnterviewd om te zien hoe hun werkdagen eruit zien. Een daarvan is een zelfstandige consultant die als parttime CFO voor tal van bedrijven fungeert. Een ander helpt bij het beheren van een online bedrijf. De derde werkt voor een klein bedrijf waar hij niet alleen als CFO fungeert, maar ook aan het hoofd staat van verschillende andere divisies.

John Lafferty, zelfstandige interim en virtuele CFO van CFO-Pro

CFO zijn, hoeft niet te betekenen dat u een fulltime werknemer van een bedrijf bent. John Lafferty uit Naperville, Illinois, is sinds 1996 fulltime interim CFO. Voordat hij zijn eigen bedrijf startte, deed hij meer dan 30 jaar ervaring op als auditor, controller, penningmeester, CFO en COO voor bedrijven in een brede scala van industrieën. Nu verdeelt hij zijn tijd onder meerdere klanten, meestal kleine en middelgrote bedrijven met een jaarlijkse omzet van $ 3 miljoen tot $ 30 miljoen.

Op parttime basis, waar nodig, vervult hij de behoeften van bedrijven die zich geen fulltime CFO kunnen veroorloven of nodig hebben, maar die soms financiële expertise op directieniveau nodig hebben. Hij helpt zowel opkomende als volwassen bedrijven om zaken te beheren zoals het verzekeren van voldoende cashflow om groei te ondersteunen, statistieken, stelt financiële overzichten op en ontwikkelt financiële strategieën. Voor sommige klanten biedt hij een eenmalige oplossing, voor andere blijft de klant in contact met vragen.

Op een normale dag besteedt Lafferty de eerste anderhalf uur aan toezicht op het boekhoudkundig personeel. Hij besteedt dan een uur aan e-mails en telefoontjes om verschillende bedrijfskwesties op te volgen. Het volgende uur besteedt hij aan cashflowplanning en cashmanagement, en dan nog een uur aan accountanalyse en afstemmingen. Daarna besteedt hij een half uur aan het aanbevelen en documenteren van wijzigingen in procedures en processen, en nog een half uur aan strategie- en planningssessies met de CEO of COO van zijn cliënt. Hij besteedt nog een uur aan debiteurenbeheer en incasso-oproepen, en een uur meer om zijn personeel te helpen als iemand ziek is of te veel op zijn bord heeft. Tijdens het laatste halfuur van de dag lost hij boekhoudkundige en rapportagevragen en geschillen op. Andere belangrijke activiteiten die hij minder vaak uitvoert, zijn onder meer maandelijkse afsluitingen, maandelijkse, driemaandelijkse en jaarlijkse regelgevende reacties, aangiften en belastingen en jaarlijkse begrotingen.

Dat zijn gewoon de taken die hij rechtstreeks uitvoert voor zijn klanten. Hij moet ook zijn eigen bedrijf runnen, wat ongeveer twee uur per dag extra kost, inclusief lezen, netwerken, seminars bijwonen, zijn bedrijf ontwikkelen en ’s ochtends vroeg koffie drinken met zijn belangrijkste influencers. Alles bij elkaar werkt hij ongeveer 50 tot 55 uur per week. Hij kan zelf kiezen wanneer hij op vakantie gaat, maar hij werkt op afstand, wat zijn vakantiekosten dekt. In zijn vrije tijd traint hij in de sportschool, zingt hij kappersharmonie, is hij voorzanger in de kerk en racet met skelters.

Mark Karsch, CFO van Nexxt

Mark Karsch is de CFO van Nexxt, dat Beyond.com, een online carrièrenetwerk, heeft overgenomen. Voordat hij CFO werd, was hij de vice-president financiën van het bedrijf en had hij eerdere ervaring als CFO van verschillende bedrijven.

Karsch arriveert rond 8.15 uur op kantoor en besteedt het eerste uur van zijn werkdag aan het doornemen van belangrijke bedrijfsstatistieken, zoals omzetcijfers, e-mailprestaties, acquisities van nieuwe leden en gegevens over ledenbetrokkenheid van de vorige dag en voor de maand tot nu toe. Als die statistieken niet zijn waar ze moeten zijn, ontwikkelt hij een plan om het operationele team te helpen ze te verbeteren.

Het komende uur ontmoet hij een van de drie groepen die aan hem rapporteren – financiën, klantenservice en klantrelaties – om hun voortgang bij lopende projecten te beoordelen. Karsch besteedt vervolgens 30 minuten tot twee uur aan het beoordelen en goedkeuren van commissies en schulden, het opstellen van financiering voor toekomstige kapitaalaankopen, het beoordelen van de status van incasso’s en achterstallige vorderingen en het beoordelen van de toereikendheid van de overlopende activa en reserves. Hij werkt ook met zowel interne middelen als externe professionals om tijdig belastingbetalingen en aangiftes te krijgen.

In de middag besteedt Karsch iets meer dan een uur aan een vergadering met andere afdelingen om optimalisatie van het rendement op investeringen, extra inkomstenmogelijkheden, nieuwe projectstrategieën en strategische doelen te bespreken. Hij besteedt de laatste twee en een half uur van zijn werkdag aan het opvolgen van taken die verband houden met zijn eerdere vergaderingen, het bekijken van de doelen en prestaties van zijn team en zijn prestaties, en ervoor zorgen dat uitstekende projecten op schema liggen.

Karsch heeft ook een aantal niet-dagelijkse activiteiten. Een keer per week verstrekt zijn financiële team aan het senior team (de CEO, COO en verschillende vice-presidenten uit het hele bedrijf) een uitgebreid financieel rapport met gedetailleerde operationele statistieken om te laten zien waar het bedrijf staat in relatie tot zijn doelstellingen en waarom. Maandelijks stelt hij een gedetailleerd budget op voor het senior management en de raad van bestuur, waarbij hij de resultaten van de huidige periode en de year-to-date resultaten vergelijkt met de doelstellingen van het bedrijf en de resultaten van voorgaande jaren en eventuele variaties toelicht. Ieder kwartaal mag hij deelnemen aan bestuursvergaderingen. Hij stelt ook een jaarlijks budget op in samenwerking met het senior team en coördineert de budgetupdates gedurende het hele jaar.

Karsch werkt gemiddeld 50 uur per week. Er zijn nachten dat hij de laatste is op kantoor, maar dat gebeurt niet dagelijks. Hij controleert zijn e-mail op doordeweekse avonden en weekenden, maar reageert alleen op de belangrijkste. Op zondagavond na het eten besteedt hij enige tijd aan het plannen van wat hij de komende week met zijn team wil bereiken. Hij maakt tijd om met zijn gezin een paar keer per jaar op vakantie te gaan.

Ron Martin, CFO van AAIM Employers Association

Ron Martin is CFO voor de AAIM Employers Association in St. Louis. De vereniging biedt peer-netwerkmogelijkheden, zakelijke onderzoeksinformatie, human resources en managementadvies, prestatie- en procesverbetering, outsourcing en rekrutering, en professionele training en ontwikkeling voor meer dan 1.600 werkgevers in St. Louis en Illinois van alle groottes en bedrijfstakken. Omdat hij voor een klein bedrijf werkt, treedt hij niet alleen op als CFO, maar ook als directeur informatietechnologie, directeur personeelszaken en president van de opleidings- en adviesbureaus van AAIM.

Martin begint elke ochtend door 10 minuten te besteden aan het stellen van zijn prioriteiten voor de dag. Gedurende de dag besteedt hij één tot twee uur aan het managen van personeel en het oplossen van problemen. Het kan bijvoorbeeld nodig zijn dat hij een boekhoudregel met betrekking tot een financiële transactie moet interpreteren. Omdat hij verschillende rollen vervult, moet hij mogelijk een niet-financieel probleem oplossen.

Hij besteedt nog een tot twee uur aan het bekijken en beantwoorden van e-mails, en nog eens een tot vier uur aan vergaderingen die financiële input vereisen, meestal met de CEO, de marketingdirecteur en de rest van het managementteam. Hij presenteert de verkoopprognose voor de komende twee maanden, inclusief de prognose van inkomsten, uitgaven en nettowinst op basis van deze verkopen.

Wekelijks stelt Martin een omzetprognose op, die twee tot drie uur in beslag neemt. Om de week heeft hij een uur of twee nodig om facturen en salarisadministratie te bekijken en goed te keuren. Maandelijks besteedt hij acht tot tien uur aan het voorbereiden van verkooprapporten, commissieberekeningen voor het verkoopteam, financiële prognoses en budgetten, zodat hij de financiële resultaten van de vorige maand aan het management kan presenteren. Hij besteedt ook één tot twee uur per maand aan het beoordelen en goedkeuren van financiële overzichten en nog eens vier tot zes uur aan het opstellen van maandelijkse prognoses.

In de loop van het kwartaal zal hij 14 tot 20 uur besteden aan het voorbereiden en presenteren van financiële overzichten voor het bestuur van het bedrijf om hen te helpen beslissingen te nemen over de richting van het bedrijf. Hij besteedt ook jaarlijks ongeveer acht uur met het bestuur om langetermijnplanning te maken. Nog eens 20 tot 30 uur per jaar wordt besteed aan het voorbereiden en herzien van het budget van de organisatie.

Martin werkt meestal 60 uur per week, maar hij kan de meeste weekenden thuis doorbrengen en heeft tijd voor familie, sociale activiteiten en vakantie. In zijn vrije tijd wonen hij en zijn vrouw de sportevenementen en naschoolse activiteiten van hun kinderen bij. Hij oefent, houdt contact met familieleden die buiten de stad wonen en helpt zijn moeder in haar huis. In de zomer heeft hij zelfs tijd om te ontspannen in het zwembad.

Het komt neer op

Een carrière als CFO biedt een breed scala aan mogelijkheden voor de soorten industrieën en bedrijven waar je voor kunt werken. Het biedt ook kansen om niet alleen de financiën van een bedrijf op het hoogste niveau te beheren, maar ook om op andere gebieden bij te dragen. Ten slotte biedt het veel meer flexibiliteit dan u zou verwachten als u besluit uw eigen bedrijf te runnen als adviserend CFO.