Excel gebruiken als grootboek voor de algemene boekhouding

Microsoft Excel is een krachtig hulpmiddel dat voor veel doeleinden kan worden gebruikt. Voor een klein bedrijf met weinig transacties kan een slimme bedrijfseigenaar Excel gebruiken als vervanging voor boekhoudsoftware.

Excel heeft alle tools die nodig zijn om een grootboek te maken en te onderhouden, maar het vereist een gedegen kennis van elementaire boekhouding en aandacht voor detail. Voor bedrijfseigenaren die niet over de middelen beschikken om in boekhoudsoftware te investeren, kan Excel een goede plaats zijn om boekhoudkundige gegevens bij te houden totdat de boekhoudsoftware is aangeschaft. Het volgende is een richtlijn die helpt bij het opmaken van de beste manier om Excel voor boekhoudkundige doeleinden te gebruiken.

Excel gebruiken als grootboek

Het is belangrijk op te merken dat elk bedrijf van elkaar verschilt en daarom verschillende rapportagebehoeften heeft. De eerste stap bij het opzetten van een boekhoudproces is om te bepalen welke boekhoudkundige statistieken moeten worden opgenomen op basis van het type bedrijf.

Een eenvoudige instelling voor het bijhouden van gegevens moet eerst kolommen bevatten voor de transactiedatum, transactiebeschrijving en een referentienummer, zoals een factuur of chequenummer. In de volgende kolommen wordt elk van de rekeningen weergegeven die gedurende het jaar zullen worden gebruikt. Bij de selectie van de rekeningen moet zorgvuldig worden nagedacht, aangezien het moeilijk zal zijn om terug te gaan en later wijzigingen aan te brengen. Van links naar rechts moeten de eerste rekeningen die worden vermeld, de resultatenrekening zijn, beginnend met inkomsten en eindigend met uitgaven. De volgende zijn de activarekeningen, dan de passiva-rekeningen en ten slotte alle vermogensrekeningen.

Het grootboek maakt gebruik van dubbele boekhouding om alle transacties van het bedrijf bij te houden, en het is belangrijk om een ​​goed begrip van dit concept te hebben voordat u Excel als grootboek gaat gebruiken. Dubbel boekhouden is afhankelijk van het boeken van zowel debet- als creditboekingen voor een transactie, zodat de boeken uiteindelijk in evenwicht zijn.

Dubbel boekhouden in Excel

Als dit een nieuw bedrijf is, is de eerste transactie waarschijnlijk het eigen vermogen dat in het bedrijf is geïnvesteerd. Stel dat een ondernemer met de naam Jane besluit een machinewerkplaats te openen. Ze heeft $ 750.000 aan spaargeld om het bedrijf te starten en opent een zakelijke betaalrekening bij haar lokale bank met het geld dat ze heeft gespaard.

Door gebruik te maken van dubbele boekhoudkundige concepten, weet Jane dat deze transactie de geldrekening van het bedrijf  (de debetboeking) zal verhogen en zal worden gecompenseerd door een verhoging van de vermogensrekening van de eigenaar (de creditboeking). In dit Excel-systeem moeten alle debetboekingen als positieve waarden worden geregistreerd, terwijl alle creditboekingen met negatieve waarden moeten worden geregistreerd.

In dit voorbeeld moet Jane de transactiedatum en een beschrijving zoals “Kapitaalinvestering” invoeren in de eerste regel van de spreadsheet. Ze zal dan een positieve boeking van $ 750.000 in de kolom “Cash” -rekening van de spreadsheet plaatsen en een negatieve vermelding van $ 750.000 in de kolom “Owner’s Equity” van de spreadsheet. Om de cijfers te verifiëren, moet Jane de somformule van Excel gebruiken om ervoor te zorgen dat alle vermeldingen op elke rij op nul staan.

Van daaruit gaat Jane door met het invoeren van een regel voor elke transactie. Als ze apparatuur koopt met het geld van het bedrijf, voert Jane een transactie in om een ​​debet- of positieve boeking te tonen in de kolom “Apparatuur” en een krediet of negatieve boeking in de kolom “Cash”. Als ze machinale diensten aan een klant zou verkopen, zou ze een creditering op de “Revenue” -rekening en een debet op een “Equity” -rekening boeken.

Ten slotte moet het totaal voor elke accountkolom onder aan de spreadsheet worden opgeteld. De som van alle inkomstenrekeningen kan bij elkaar worden opgeteld om het huidige netto-inkomen te berekenen. Andere te berekenen kolommen kunnen naar behoefte worden geconfigureerd, zoals totale activa, totale passiva en totaal eigen vermogen.

Het komt neer op

Het runnen van een bedrijf vereist een enorme hoeveelheid boekhouding, die het beste kan worden gediend met boekhoudspecifieke software. Als dit voor een ondernemer geen optie is, dan is het gebruik van Microsoft Excel een goed alternatief. De persoon die de boekhoudkundige gegevens voor het bedrijf bijhoudt, moet de boekhoudkundige termen en technieken begrijpen en de verschillende tools binnen Excel begrijpen om nauwkeurige boekhoudkundige gegevens te produceren. Zodra het bedrijf groeit, wordt het aanbevolen om de juiste boekhoudsoftware te gebruiken.