Hoe lang moet ik mijn belastingadministratie bewaren?
De Internal Revenue Service (IRS) heeft een aantal vaste regels met betrekking tot hoe lang belastingbetalers hun belastinggegevens moeten bewaren.
Zoals de IRS het stelt, is de duur van het bijhouden van uw belastinggegevens afhankelijk van de “actie, uitgave of gebeurtenis” die van invloed is op die gegevens. Die acties, en die tijdlijnen, zijn belangrijk, aangezien ze van invloed zijn op de verjaringstermijn van eventuele wijzigingen in uw belastingaangifte, of de mogelijkheid van de federale overheid om aanvullende belastingbetalingen van u te eisen.
De verjaringstermijn is de tijd waarin u uw belastingaangifte kunt wijzigen om een tegoed of teruggave te claimen, of de tijd waarin de IRS aanvullende belasting kan vaststellen.
De volgende informatie is rechtstreeks afkomstig van IRS.gov, waarin staat hoe lang de aangiften inkomstenbelasting moeten worden bewaard. De opgegeven jaren beginnen nadat de aangifte is ingediend. Alle aangiften die vóór de vervaldatum zijn ingediend, worden geacht op de vervaldatum te zijn ingediend.
- Bewaar gegevens gedurende drie jaar als de onderstaande situaties (4), (5) en (6) niet op u van toepassing zijn.
- Bewaar gegevens gedurende drie jaar vanaf de datum waarop u uw oorspronkelijke aangifte heeft ingediend of twee jaar vanaf de datum waarop u de belasting heeft betaald, afhankelijk van wat later is, als u een claim voor krediet of terugbetaling indient nadat u uw aangifte heeft ingediend.
- Bewaar gegevens zeven jaar als u een claim indient voor een verlies door waardeloze effecten of aftrek van oninbare vorderingen.
- Bewaar een administratie gedurende zes jaar als u geen inkomen opgeeft dat u wel zou moeten rapporteren, en het is meer dan 25% van het bruto inkomen dat op uw aangifte wordt weergegeven.
- Bewaar gegevens voor onbepaalde tijd als u geen aangifte indient.
- Houd gegevens voor onbepaalde tijd bij als u een frauduleuze aangifte indient.
- Bewaar de belastingaangiften voor werknemers gedurende ten minste vier jaar na de datum waarop de belasting verschuldigd wordt of wordt betaald, afhankelijk van wat later is.
Belangrijke vragen
De volgende vragen moeten op elk record worden gesteld terwijl u beslist of u een document wilt bewaren of weggooien:
Zijn de records verbonden met eigendommen?
De IRS stelt vast te houden aan records die betrekking hebben op onroerend goed totdat de periode van verjaring afloopt voor het jaar waarin u het onroerend goed in een belastbare beschikking vervreemdt. De reden om deze gegevens op te slaan is om eventuele afschrijving, amortisatie of aftrek van uitputting te bepalen, en om de winst of het verlies te bepalen wanneer u het onroerend goed verkoopt of vervreemdt.
In het algemeen, als u onroerend goed heeft ontvangen in een niet-belastbare ruil, is uw basis in dat onroerend goed hetzelfde als de basis van het onroerend goed dat u opgaf, vermeerderd met het geld dat u hebt betaald. U moet de administratie van het oude onroerend goed, evenals van het nieuwe onroerend goed, bewaren tot de verjaringstermijn afloopt van het jaar waarin u over het nieuwe onroerend goed beschikt in een belastbare beschikking.
Wat moet ik doen met mijn gegevens voor niet-belastingdoeleinden?
De IRS stelt dat wanneer belastinggegevens niet langer nodig zijn voor specifieke belastingdoeleinden, deze niet moeten worden weggegooid totdat er een zekerheid is dat ze om andere redenen niet nodig zullen zijn. Vaak hebben andere instanties voor hun eigen doeleinden belastingdocumenten nodig. Verzekeringsmaatschappijen of crediteuren vragen u vaak om bestanden langer te bewaren dan de IRS vereist. Speel bij twijfel op safe en bewaar de records.
Inzicht adviseur
Als de IRS een substantiële fout in uw huidige aangifte vindt, kunnen ze zes jaar teruggaan in uw belastinggeschiedenis om dit te onderzoeken. Het kan echter zijn dat u uw retourzendingen nog langer wilt bewaren. Uw belastinggegevens geven een overzicht van uw financiële leven. Ze bevatten belangrijke gegevens over de kostenbasis die over enkele jaren moeilijk te vinden zijn. Dit is tegenwoordig minder een probleem omdat rekeningbewaarders nu kostengegevens met activa moeten rapporteren en overdragen. Maar waarom zou u op de bewaarder vertrouwen als u over de informatie beschikt? Uw rendement zal ook uw inkomen valideren en of u bijdragen aan het pensioenplan heeft betaald. Best practices suggereren dat u uw belastingaangiften en ondersteunende documenten zo lang mogelijk moet bewaren. In dit tijdperk van elektronische archivering en archivering is het gemakkelijk te doen.
Neal Frankle, CFP® Wealth Resources Group Westlake Village, CA