Hoe moet een bedrijf budgetteren voor kapitaaluitgaven?
Het proces van budgettering voor kapitaaluitgaven (capex) is essentieel voor een bedrijf om op een gezonde en winstgevende manier te opereren en te groeien. Kapitaaluitgaven zijn uitgaven die een bedrijf doet om zijn bedrijf gedurende een periode van jaren in stand te houden en uit te breiden.
Een kapitaaluitgave is de kostprijs van een actief dat nuttig is en helpt bij het creëren van winsten gedurende een periode die langer is dan het huidige belastingjaar. Dit onderscheidt ze van operationele uitgaven, dit zijn uitgaven voor activa die binnen hetzelfde belastingjaar worden gekocht en verbruikt.
Printerpapier is bijvoorbeeld een operationele uitgave, terwijl de printer zelf een kapitaaluitgave is. De investeringsuitgaven zijn veel hoger dan de operationele kosten, voor de aankoop van gebouwen, uitrusting en bedrijfsvoertuigen. Kapitaaluitgaven kunnen ook zaken omvatten zoals geld dat wordt uitgegeven om andere bedrijven te kopen of voor onderzoek en ontwikkeling. Operationele kosten zijn precies wat hun naam aangeeft, de kosten die het bedrijf nodig heeft om van week tot week of van maand tot maand te werken.
Kapitaaluitgaven brengen zowel voordelen als risico’s met zich mee. Investeren in capex kan de efficiëntie van een bedrijf verbeteren, kan bedrijven in staat stellen een concurrentievoordeel te behalen, terwijl ze tegelijkertijd niet presteren zoals verwacht, wat resulteert in verliezen die elders hadden kunnen worden toegerekend.
Het is belangrijk om een goed investeringsplan op te stellen om te voorkomen dat de kosten worden overschreden. Omdat kapitaaluitgaven substantiële investeringen in contanten vertegenwoordigen die bedoeld zijn om een rendement op de kapitaalinvestering over een periode van jaren te laten zien, moeten ze zorgvuldig worden gepland. Het in overweging nemen van alle kosten, marktverwachtingen en bedrijfsgroei is cruciaal bij het opstellen van een capex-plan.
Planning van kapitaaluitgaven
Het opstellen van een investeringsbudget verschilt van bedrijf tot bedrijf, afhankelijk van dergelijke factoren, zoals de aard van het bedrijf en de grootte van het bedrijf.
Uitgavenbudgetten scheiden
De meeste bedrijven budgetteren hun investeringsuitgaven apart van andere uitgaven. Het hebben van een apart budget van bijvoorbeeld de operationele kosten, maakt het voor bedrijven eenvoudiger om de respectievelijke belastingkwesties te berekenen. Voor operationele kosten zijn aftrekposten van toepassing op het huidige belastingjaar, maar aftrekposten voor investeringsuitgaven worden over de jaren gespreid als afschrijving of amortisatie.
Afdelingsinvoer
Een groot deel van de behoefte aan capex komt voort uit de beoordeling van afdelingshoofden, die de dagelijkse werkzaamheden van een bepaalde groep uitvoeren. Ze zijn zich terdege bewust van eventuele problemen binnen hun groep die moeten worden bijgewerkt of vervangen. Deze bottom-up benadering helpt te bepalen of eventuele capex-uitgaven gunstig zijn voor de groei op lange termijn, wat economisch haalbaar is en wat het rendement op de investering zal zijn. Uiteindelijk worden de investeringsuitgaven onvermijdelijk bepaald door het hogere management en de eigenaren.
Een budgetlimiet implementeren
Het bepalen van de maximale kapitaaluitgaven is een cruciale eerste stap in de capexplanning. Door een grondige inschatting te maken van de capex-behoeften, of dit nu voor onderhoud, nieuwe acquisities of groei is, van verschillende afdelingen, bepaalt het bereik in hoeveel er voor capex moet worden begroot. Als een bedrijf eenmaal zijn bestedingslimiet heeft bepaald, kan het daar een plan voor maken.
Rendementen op kapitaaluitgaven meten
Nadat de input van verschillende afdelingen is beoordeeld, een budget is vastgesteld op basis van de behoefte en bedrijfsgroei, en de investeringsuitgaven zijn voltooid, is het noodzakelijk dat een bedrijf het rendement op hun investeringsuitgaven bepaalt. Hierdoor kunnen ze bepalen of hun waarderingen correct waren, of de investeringen al dan niet renderen, wat er goed ging en wat er mis ging, dus tijdens de volgende capex-cyclus worden deze beslissingen voortgezet of verbeterd.
Er zijn veel financiële instrumenten beschikbaar om de opbrengsten van kapitaaluitgaven te beoordelen, met name het tijdsbestek waarin de investeringen beginnen terug te verdienen. Rendement op investeringsratio’s, drempels en terugverdientijden zijn gebieden die moeten worden geanalyseerd bij het bepalen van het voordeel van kapitaaluitgaven.
De rol van het management bij kapitaaluitgaven
Ten eerste brengt kapitaalbudgettering zeer hoge uitgaven met zich mee, en het is het management dat moet beoordelen of de investering in activa de kosten waard is. Kapitaaluitgaven hebben bijna altijd invloed op de operationele kosten, aangezien aangekochte artikelen moeten worden onderhouden en er rekening moet worden gehouden met het “grote geheel”.
Het management moet een beroep doen op de vraag of de kapitaaluitgaven rechtstreeks uit de fondsen van het bedrijf komen of dat ze moeten worden gefinancierd. Financiering verhoogt het schuldniveau van een bedrijf, waarmee ook rekening moet worden gehouden. Leasing is ook een optie, een optie die aantrekkelijk wordt als een bedrijf activa koopt, zoals computers of andere technologische apparatuur, items die snel verouderd kunnen raken.
Bij het beslissen over kapitaaluitgaven voor een bepaald item, legt het management van een bedrijf een verklaring af over zijn visie op de huidige financiële toestand van het bedrijf en zijn vooruitzichten voor toekomstige groei.
Beslissingen over kapitaalbudgettering geven ook een indicatie van de richting die het bedrijf de komende jaren wil gaan. Budgetten voor kapitaaluitgaven worden gewoonlijk opgesteld voor perioden van vijf tot tien jaar en kunnen dienen als belangrijke indicatoren voor het “vijfjarenplan” van een bedrijf of de langetermijndoelstellingen.
Het komt neer op
Kapitaaluitgaven zijn een grote kost voor een bedrijf, maar meestal noodzakelijk. Ze brengen veel voordelen en risico’s met zich mee, en daarom is het absoluut noodzakelijk om een deugdelijk en gedegen budgetteringsplan voor kapitaaluitgaven op te stellen dat rekening houdt met alle variabelen. Als een bedrijf dit correct kan doen en capex-investeringen op de juiste manier kan uitvoeren, zal dit leiden tot positieve groei en succes voor het bedrijf.