Over en kort

Wat is voorbij en kort?

Over en kort – vaak “cash over short” genoemd – is een boekhoudkundige term die duidt op een discrepantie tussen de gerapporteerde cijfers van een bedrijf (uit zijn verkooprecords of ontvangsten) en zijn gecontroleerde cijfers. De term is ook de naam van een rekening in het grootboek van een bedrijf – de cash-over-short-rekening.

Deze term heeft voornamelijk betrekking op cash-intensieve bedrijven in de detailhandel en de banksector, evenals degenen die behoefte te hanteren kleine contant geld. Als een kassamedewerker of bankmedewerker bijvoorbeeld een fout maakt door te veel of te weinig wisselgeld te geven, dan zal het bedrijf aan het eind van de dag een “cash short” of “cash over” -positie hebben.

Een voorbeeld van over en kort

Stel dat ik als kassamedewerker werk bij een sportwinkel. Ik belde een yogabroek van $ 95 op de juiste manier voor $ 95, maar ik heb het geld dat ik voor de broek had ontvangen verkeerd afgerekend. De klant gaf me onbewust $ 96 voor de aankoop, een fout die we allebei niet konden opvangen. Het boekhoudsysteem toont $ 95 aan geboekte verkopen, maar $ 96 aan geïnde contanten. Het verschil van één dollar gaat naar de cash-over-short-rekening. De journaalboeking voor deze verkoop zou $ 96 in contanten, $ 95 op krediet op krediet en $ 1 in contanten bijschrijven.

Het tegenovergestelde geldt voor transacties die leiden tot een tekort aan contant geld. Veronderstel dezelfde situatie, behalve dat ik $ 94 ontvang in plaats van $ 96 voor de verkoop. Nu wordt $ 94 afgeschreven van contant geld, $ 95 van de verkooprekening en $ 1 voor contant geld over en short.

Wat zijn de oorzaken van cash-over-short-incidenten?

Interne manipulatie kan ertoe leiden dat een bedrijf te kort komt in de boekhouding. Gewoonlijk is de oorzaak echter het gevolg van een simpele menselijke fout. Een werknemer die een verkoop verkeerd aanbrengt of een andere fout maakt, zoals het verkeerd tellen van contant geld, kan een verschil genereren tussen de verkoopprijs van de koopwaar, het geïnde bedrag en het bedrag dat in het boekhoudsysteem is geregistreerd.

De functie van een cash-over-short-account

Een bedrijf moet gevallen van kasverschillen in een enkele, gemakkelijk toegankelijke rekening noteren. Deze cash-over-short-rekening moet worden geclassificeerd als een winst-en-verliesrekening en niet als een kostenrekening, omdat de geboekte fouten de winst van een bedrijf op de winst-en-verliesrekening kunnen verhogen of verlagen.

Een bedrijf kan de gegevens op de rekening-te-kort-geldrekening gebruiken om vast te stellen waarom de kasniveaus in strijd zijn en proberen het aantal voorvallen met te weinig geld te verminderen door gebruik te maken van betere procedures, controles en opleiding van werknemers. Dit account dient dus in de eerste plaats als een detective-controle – een boekhoudkundige term voor een soort interne controle die erop gericht is problemen op te sporen, inclusief eventuele gevallen van fraude, binnen de processen van een bedrijf.