Zero-proof boekhouding
Wat is nulbestendige boekhouding?
Zero-proof accounting is een handmatige boekhoudprocedure die wordt gebruikt in de boekhouding waarbij geboekte boekingen systematisch worden afgetrokken van een eindsaldo om te controleren op fouten. Bij nulbestendige boekhouding is een saldo van nul wanneer alle boekingen zijn afgetrokken, het bewijs dat de boekhoudkundige boekingen correct zijn ingevoerd. Op deze manier lijkt deze praktijk sterk op het bijhouden van een balans, wat een algemeen financieel overzicht is dat wordt uitgegeven door bedrijven die activa in evenwicht brengen met passiva en eigen vermogen – zodanig dat het aftrekken van de linkerkant van de rechterkant van de balans resulteert in een som van nul.
Zero-proof boekhouding wordt gebruikt als onderdeel van een dubbel boekhoudsysteem, waarbij tegoeden (passiva) en afschrijvingen (activa) gelijktijdig worden bijgehouden.
Inzicht in Zero-Proof Bookkeeping
Deze methode, die wordt gebruikt als onderdeel van een dubbel boekhoudsysteem, kan worden gebruikt om boekhoudkundige verschillen op te lossen in situaties waarin het aantal boekingen of transacties niet overdreven groot is. Een typische situatie waarin een nulbestendige boekhouding wordt gebruikt, is door bankmedewerkers om verschillen aan het einde van een dag te verzoenen. Zero-proof boekhouding is niet praktisch wanneer grote aantallen transacties de norm zijn en veel van de cijfers afgerond zijn. Deze praktijk wordt dus meestal gebruikt door kleinere bedrijven of voor individuele doeleinden.
Omdat de nulbestendige boekhouding met de hand wordt uitgevoerd, is het een arbeidsintensief en tijdrovend proces. Het is ook vervelend omdat regelmatig dezelfde soort handmatige berekeningen moeten worden uitgevoerd, bijvoorbeeld aan het einde van elke werkdag. Dit werk kan natuurlijk worden aangevuld met het werk van rekenmachines of spreadsheets zoals Microsoft Excel.
Om te beginnen met het nulstellen, zal de boekhouder zich eerst bezighouden met het “vastleggen” van het grootboek. De basis hier betekent dat alle getallen die in een enkele kolom van het grootboek zijn geregistreerd, worden opgeteld. De resulterende som, die onderaan (‘foot’) van de kolom verschijnt, wordt vervolgens gebruikt om af te stemmen met de andere kolommen door debiteringen van credits te vergelijken en af te trekken (cross-footing). Een voorbeeld van nul-proof boekhouding in de praktijk is de gebruik van balansen door bedrijven waar het eigen vermogen wordt gebruikt als een cijfer (positief of negatief) om activa en passiva in evenwicht te brengen, zodat ze netto op nul komen te liggen.