Toeslag voor twijfelachtige rekeningen
Wat is een vergoeding voor twijfelachtige rekeningen?
Een voorziening voor dubieuze rekeningen is een tegenrekening die wordt gecompenseerd door de totale vorderingen op de balans om alleen de bedragen weer te geven die naar verwachting zullen worden betaald. De voorziening voor dubieuze rekeningen geeft een schatting van het percentage vorderingen dat naar verwachting oninbaar zal zijn. Het daadwerkelijke betalingsgedrag van klanten kan echter substantieel afwijken van de inschatting.
Belangrijkste leerpunten
- De voorziening voor dubieuze rekeningen is een tegenrekening die het percentage vorderingen dat naar verwachting oninbaar zal zijn, registreert.
- De vergoeding wordt vastgesteld in dezelfde boekhoudperiode als de oorspronkelijke verkoop, met aftrek van oninbare vorderingen.
- Het percentage van de verkoopmethode en de verouderingsmethode voor debiteuren zijn de twee meest gebruikelijke manieren om oninbare rekeningen te schatten.
Inzicht in de voorziening voor twijfelachtige rekeningen
Ongeacht het bedrijfsbeleid en de procedures voor het incasseren van krediet, is het risico van het niet ontvangen van betaling altijd aanwezig bij een transactie waarbij gebruik wordt gemaakt van krediet. Een bedrijf moet dit risico dus realiseren door een voorziening voor dubieuze rekeningen vast te stellen en oninbare vorderingen te compenseren. In overeenstemming met het matchingprincipe van de boekhouding, zorgt dit ervoor dat de kosten met betrekking tot de verkoop worden geboekt in dezelfde boekhoudperiode als de inkomsten worden verdiend. De voorziening voor dubieuze rekeningen helpt bedrijven ook om de werkelijke waarde van hun debiteuren nauwkeuriger in te schatten.
Omdat de voorziening voor dubieuze rekeningen wordt vastgesteld in dezelfde boekhoudperiode als de oorspronkelijke verkoop, weet een entiteit niet zeker welke exacte vorderingen zullen worden betaald en welke in gebreke blijven. Daarom schrijven algemeen aanvaarde boekhoudprincipes (GAAP) voor dat de vergoeding moet worden vastgesteld in dezelfde boekhoudperiode als de verkoop, maar kan worden gebaseerd op een verwacht of geschat cijfer. De vergoeding kan zich over de boekhoudperioden heen ophopen en kan worden aangepast op basis van het saldo op de rekening.
Opnemen van de ruimte voor twijfelachtige rekeningen
Er zijn twee primaire methoden voor het schatten van het bedrag aan debiteuren in dollars dat naar verwachting niet zal worden geïnd.
Percentage van verkoopmethode
De verkoopmethode past een vast percentage toe op het totale bedrag aan verkopen in dollars voor de periode. Op basis van eerdere ervaringen kan een bedrijf bijvoorbeeld verwachten dat 3% van de netto-omzet niet inbaar is. Als de totale netto-omzet voor de periode $ 100.000 is, stelt het bedrijf een vergoeding voor dubieuze rekeningen vast van $ 3.000, terwijl tegelijkertijd $ 3.000 aan oninbare vorderingen wordt gerapporteerd.
Als de volgende boekhoudperiode resulteert in een netto-omzet van $ 80.000, wordt een extra $ 2.400 gerapporteerd in de voorziening voor dubieuze rekeningen, en $ 2.400 wordt in de tweede periode geboekt als oninbare kosten. Het totale saldo in de voorziening voor dubieuze rekeningen na deze twee perioden is $ 5.400.
Verouderingsmethode voor debiteuren
De tweede methode om de voorziening voor dubieuze rekeningen te schatten, is de verouderingsmethode. Alle openstaande vorderingen zijn gegroepeerd op leeftijd en voor elke groep worden specifieke percentages toegepast. Het totaal van alle groepsresultaten is het geschatte oninbare bedrag.
Een bedrijf heeft bijvoorbeeld $ 70.000 aan vorderingen op minder dan 30 dagen openstaan en $ 30.000 aan vorderingen op meer dan 30 dagen openstaan. Op basis van eerdere ervaringen is 1% van de vorderingen die minder dan 30 dagen oud zijn oninbaar en 4% van die vorderingen die ten minste 30 dagen oud zijn, is oninbaar.
Daarom rapporteert het bedrijf een toelage van $ 1.900 (($ 70.000 * 1%) + ($ 30.000 * 4%)). Als de volgende boekhoudperiode resulteert in een geschatte vergoeding van $ 2.500 op basis van openstaande vorderingen, is slechts $ 600 ($ 2.500 – $ 1.900) het aanpassingsbedrag.