Activa Ledger
Wat is een asset ledger?
Het activagrootboek is het gedeelte van de boekhoudkundige gegevens van een bedrijf waarin de journaalboekingen worden vermeld die alleen betrekking hebben op het activagedeelte van de balans. De grootboeken van activa zullen veel subrekeningen hebben. Hoe groter het bedrijf, hoe talrijker en complexer de vermogensadministratie.
Belangrijkste leerpunten
- Het activagrootboek is het logboek met posten die van invloed zijn op activarekeningen van alle geregistreerde journaalboekingen.
- Het activagrootboek is een van de vele subgrootboeken die worden ingevoerd in het grootboek van een bedrijf.
- Het grootboek wordt gebruikt om de jaarrekening van het bedrijf op te stellen.
- De balans van een bedrijf zal de huidige en langetermijnactiva specificeren, maar de individuele transactiegegevens zullen niet beschikbaar zijn zoals in een activagrootboek.
Inzicht in de Asset Ledger
Wanneer een bedrijf een transactie uitvoert, registreert het een journaalboeking voor beide zijden van de transactie. Voorbeelden van typische zakelijke transacties zijn onder meer het kopen van goederen van leveranciers, verkopen aan klanten en het kopen van machines en apparatuur voor gebruik bij de fabricage.
De twee delen van een journaalboeking worden debet en passiva en eigenvermogensrekeningen, waarin een krediet de rekening verhoogt en een debet deze verlaagt.
Simpel gezegd, het activagrootboek is het logboek met posten die van invloed zijn op activarekeningen van alle geregistreerde journaalboekingen. Vlottende activa worden gescheiden van langlopende activa en de samenstellende rekeningen van vlottende en langlopende activa worden uitgesplitst. De subrekeningen bij het activagrootboek kunnen omvangrijk zijn. Soorten vaste activa zouden bijvoorbeeld worden onderverdeeld in specifieke categorieën materiële vaste activa (PP&E) en afzonderlijk worden gedetailleerd.
De asset grootboek is een van de vele subadministraties dat voeding in een bedrijf grootboek. De informatie in het grootboek wordt gebruikt om de jaarrekening van het bedrijf op te stellen, inclusief de winst-en-verliesrekening, de balans en het kasstroomoverzicht. Het grootboek wordt beschouwd als de “officiële boekhouding” van een bedrijf. Geconsolideerde informatie uit het activagrootboek verschijnt in de activasectie bovenaan de balans.
Voorbeelden van een Asset Ledger
Laten we aan de hand van onze bovenstaande voorbeelden eens kijken hoe deze informatie eruit zou zien in een vermogensboek.
Goederen van leveranciers kopen
Bij het kopen van goederen van een leverancier, zou een bedrijf leveringen (of inventaris) debiteren en de geldrekening crediteren. Deze journaalboeking omvat twee activarekeningen. De voorraadrekening zou worden verhoogd en de geldrekening zou worden verlaagd. De bedragen in deze specifieke transactie worden opgebouwd met bedragen uit andere transacties om de totalen van de leveringen en geldrekeningen aan het einde van een boekperiode te berekenen.
Verkoop doen aan klanten
Bij het verkopen aan klanten kan een bedrijf een goed of een dienst op krediet aanbieden. In dit geval bevat de journaalboeking op het moment van verkoop een debet aan debiteuren (AR) en een creditering aan verkoopopbrengsten. Deze journaalboeking betreft slechts één activarekening, AR, omdat verkoopopbrengsten een vermogensrekening zijn. Wanneer de klant zijn saldo betaalt, wordt de AR-rekening gecrediteerd (verlaagd) en de geldrekening wordt gedebiteerd (verhoogd).
Aankoopmachines voor productie
Als een bedrijf machines koopt, registreert het de transactie als een afschrijving van machines (een vaste-activarekening) en een creditering van de geldrekening. Deze journaalboeking omvat twee activarekeningen. De machines zouden worden vergroot en het geld zou worden verlaagd.
Laten we aannemen dat al deze transacties plaatsvonden tijdens een boekhoudperiode. Het bedrijf verdiende $ 250.000 aan kredietverkopen op 1/1, kocht $ 10.000 aan voorraden op 1/15 en kocht op 1/31 een machine van $ 100.000. De klanten betaalden hun openstaande AR-saldo op 1/11. Met alleen deze beschikbare gegevens zou het vermogensboek eruitzien zoals hieronder.
Asset Ledger vs. Asset Sectie van de balans
Activa-grootboeken zijn interne records voor een bedrijf;daarom worden ze niet openbaar gemaakt. Voor beursgenoteerde bedrijven die onder de Securities and Exchange Commission (SEC) vallen, zijn financiële overzichten beschikbaar voor het publiek. De balans van een bedrijf zal de huidige en langlopende activa specificeren, maar de individuele transactiegegevens zullen niet beschikbaar zijn zoals in een activagrootboek.
Honeywell International ( HON ) heeft de volgende activa op de geconsolideerde balans per 31 december 2019 vermeld:
- Vlottende activa
- Geldmiddelen en kasequivalenten
- Investeringen op korte termijn
- Netto vorderingen
- Voorraden
- Overige vlottende activa
- Vaste activa
- Materiële vaste activa
- Investeringen en vorderingen op lange termijn
- Goodwill
- Immateriële activa
- Overige activa op lange termijn
Over het algemeen kunnen enkele aanvullende details worden verstrekt in de toelichtingen bij de financiële overzichten van een bedrijf, maar de specifieke kenmerken van individuele zakelijke transacties worden door het bedrijf in de administratie bijgehouden. De transactiegegevens zijn opgenomen in specifieke activarekeningen, die vervolgens worden gebruikt om de activaregelitems die u op een balans ziet, te “opbouwen”.
Zowel interne auditors als onafhankelijke auditors kunnen deze en andere grootboeken controleren op volledigheid en nauwkeurigheid om er zeker van te zijn dat het proces van het samenstellen van financiële overzichten deugdelijk is.