Hoe budgettering werkt voor bedrijven
Wat is een budget?
Een budget is een prognose van inkomsten en uitgaven over een bepaalde toekomstige periode. Budgetten worden gebruikt door bedrijven, overheden en huishoudens en vormen een integraal onderdeel van het efficiënt runnen van een bedrijf (of huishouden). Budgettering voor bedrijven dient als een actieplan voor managers en als vergelijkingspunt aan het einde van een periode.
Het budgetteringsproces voor bedrijven kan een uitdaging zijn, vooral als klanten niet op tijd betalen of als de inkomsten en verkopen onderbroken zijn. Er zijn verschillende soorten budgetten die bedrijven gebruiken, waaronder operationele budgetten en hoofdbudgetten, evenals statische en flexibele budgetten. In dit artikel onderzoeken we hoe bedrijven budgettering benaderen en hoe bedrijven omgaan met het missen van hun budgetten.
Belangrijkste leerpunten
- Een budget is een prognose van inkomsten en uitgaven over een bepaalde periode en is een integraal onderdeel van het efficiënt runnen van een bedrijf.
- Een statisch budget is een budget met cijfers op basis van geplande outputs en inputs voor elk van de divisies van het bedrijf.
- Een cashflowbudget helpt managers bij het bepalen van de hoeveelheid contant geld die door een bedrijf tijdens een periode wordt gegenereerd.
- Flexibele budgetten bevatten de daadwerkelijke resultaten en worden vergeleken met het statische budget van het bedrijf om eventuele afwijkingen te identificeren.
Hoe budgetten werken
Hoewel het budgetteringsproces voor bedrijven complex kan worden, vergelijkt een budget in de meeste gevallen de inkomsten van een bedrijf met de uitgaven in een bepaalde periode.
Het bepalen van hoeveel u aan verschillende uitgaven wilt besteden en het voorspellen van verkopen is natuurlijk slechts een deel van het proces. Bedrijfsleiders hebben ook te maken met een groot aantal andere factoren, waaronder verwachte kapitaaluitgaven, die grote aankopen van vaste activa zijn, zoals machines of een nieuwe fabriek. Ze moeten ook rekening houden met hun aanhoudende kasbehoeften, tegenvallende inkomsten en de economische achtergrond. Ongeacht het type bedrijf, het vermogen om prestaties te meten met behulp van budgetten is van cruciaal belang voor de algehele financiële gezondheid van een bedrijf.
Soorten budgetten
Hieronder staan enkele van de meest voorkomende soorten budgetten die bedrijven gebruiken om hun aantallen nauwkeurig te voorspellen.
Hoofdbudget
De meeste bedrijven beginnen met een masterbudget, wat een projectie is voor het hele bedrijf. Hoofdbudgetten voorspellen doorgaans het hele boekjaar. Het hoofdbudget bevat projecties voor posten op de resultatenrekening, de balans en het kasstroomoverzicht. Deze projecties kunnen inkomsten, uitgaven, bedrijfskosten, verkopen en kapitaaluitgaven omvatten.
Statisch budget
Een statisch budget is een budget met cijfers op basis van geplande outputs en inputs voor elk van de divisies van het bedrijf. Een statisch budget is meestal de eerste stap van budgettering, die bepaalt hoeveel een bedrijf heeft en hoeveel het zal uitgeven. Het statische budget kijkt naar vaste kosten, die niet variabel of afhankelijk zijn van productievolumes en verkoop. Huur zou bijvoorbeeld vaste kosten zijn, ongeacht het verkoopvolume voor een bedrijf.
Sommige industrieën, zoals non-profitorganisaties, ontvangen donaties en beurzen, wat resulteert in een statisch budget waarvan ze niet meer kunnen bedragen. Andere industrieën gebruiken statische budgetten als een startpunt of een basisnummer, vergelijkbaar met het hoofdbudget, en maken aanpassingen aan het einde van het boekjaar als er meer of minder nodig is in het budget. Bij het maken van een statisch budget gebruiken managers economische prognosemethoden om realistische cijfers te bepalen.
Operationeel budget
Het werkingsbudget omvat de uitgaven en inkomsten die worden gegenereerd met de dagelijkse bedrijfsvoering van het bedrijf. Het werkingsbudget is gericht op de bedrijfskosten, inclusief de kosten van verkochte goederen (COGS) en de inkomsten of inkomsten. COGS zijn de kosten van directe arbeid en directe materialen die aan de productie zijn gekoppeld.
Het exploitatiebudget vertegenwoordigt ook de algemene en administratieve kosten die rechtstreeks verband houden met de productie van de goederen en diensten. Het operationele budget omvat echter geen items zoals kapitaaluitgaven en langlopende schulden.
Cashflow-budget
Een cashflowbudget helpt managers bij het bepalen van de hoeveelheid contant geld die door een bedrijf tijdens een specifieke periode wordt gegenereerd. De in- en uitstroom van geldmiddelen voor een bedrijf zijn belangrijk omdat uitgaven op tijd moeten worden betaald uit het gegenereerde geld. Het monitoren van de inning van debiteuren, dat wil zeggen geld dat klanten verschuldigd zijn, kan bedrijven bijvoorbeeld helpen het verschuldigde geld in een bepaalde periode te voorspellen.
Dit proces kan een uitdaging zijn als er te veel klanten achterstallig zijn. Om dit te compenseren, creëren veel bedrijven iets dat een “voorziening voor dubieuze rekeningen ” wordt genoemd, die een schatting maakt van het bedrag aan te ontvangen vorderingen dat naar verwachting niet inbaar zal zijn.
Cashflowbudgetten helpen bij het onderzoeken van vroegere praktijken om te onderzoeken wat wel en niet werkt, en om aanpassingen te maken. Een bedrijf zou bijvoorbeeld een kredietlijn voor het werkkapitaal op korte termijn kunnen aanvragen bij een bank om ervoor te zorgen dat ze contant betalen voor het geval een klant te laat betaalt. Bedrijven kunnen ook om flexibelere opties vragen voor hun crediteuren, dit is geld dat verschuldigd is aan leveranciers om te helpen bij eventuele kortetermijnbehoeften aan cashflow.
Een budget gebruiken om prestaties te evalueren
Zodra een periode is afgelopen, moet het management de prognoses van het statische of hoofdbudget vergelijken met de prestaties van het bedrijf. In deze fase berekenen bedrijven of het budget in overeenstemming was met de geplande uitgaven en inkomsten.
Flexibel budget
Een flexibel budget is een budget met cijfers op basis van werkelijke output. Het flexibele budget wordt vergeleken met het statische budget van het bedrijf om eventuele verschillen (of verschillen) tussen de voorspelde uitgaven en de werkelijke uitgaven te identificeren.
Met een flexibel budget worden gebudgetteerde dollarwaarden (dwz kosten of verkoopprijzen) vermenigvuldigd met werkelijke eenheden om te bepalen welk specifiek aantal zal worden gegeven aan een niveau van output of verkoop. De berekening levert de totale variabele kosten op die met de productie gemoeid zijn. Het tweede onderdeel van het flexibele budget zijn de vaste kosten. Doorgaans verschillen vaste kosten niet tussen statische en flexibele budgetten.
Aangezien flexibele budgetten de cijfers van de huidige periode (verkopen, inkomsten en uitgaven) gebruiken, kunnen ze helpen bij het maken van prognoses op basis van meerdere scenario’s. Bedrijven kunnen verschillende uitkomsten berekenen op basis van verschillende outputs, zoals verkopen of geproduceerde eenheden. Flexibele of variabele budgetten helpen managers bij het plannen van zowel een lage output als een hoge output om zichzelf voor te bereiden, ongeacht de uitkomst.
Budgetverschillen
Zoals eerder aangegeven kunnen er afwijkingen ontstaan tussen het statische budget en de daadwerkelijke resultaten. De twee veel voorkomende afwijkingen worden de flexibele budgetafwijking en de afwijking in verkoopvolume genoemd.
De flexibele budgetafwijking vergelijkt het flexibele budget met de werkelijke resultaten om de effecten van prijzen of kosten op de bedrijfsvoering te bepalen. Ter vergelijking: de afwijking van het verkoopvolume vergelijkt het flexibele budget met het statische budget om het effect te bepalen dat het verkoopniveau van een bedrijf op zijn activiteiten had.
Vanuit deze twee budgetten kan een bedrijf individuele flexibele en statische budgetten ontwikkelen voor elk onderdeel van zijn activiteiten. De varianties worden geclassificeerd als gunstig of ongunstig.
Als de afwijking van het verkoopvolume ongunstig is (flexibel budget is kleiner dan het statische budget), zal de omzet van het bedrijf (of productie met een afwijking van het productievolume) minder blijken te zijn dan verwacht.
Als de flexibele budgetafwijking echter ongunstig was, zou dit het gevolg zijn van prijzen of kosten. Door te weten waar het bedrijf tekortschiet of de score overschrijdt, kunnen managers de prestaties van het bedrijf efficiënter evalueren en de bevindingen gebruiken om de nodige wijzigingen aan te brengen.
Een flexibel budget kan bedrijven helpen rekening te houden met zowel variabele als vaste kosten, waardoor een dynamischer proces ontstaat en nauwkeuriger prognoses worden gemaakt.
Budgetten implementeren
Voor de meeste bedrijven duiken er van tijd tot tijd onkosten op. Statische budgetten fungeren doorgaans als een richtlijn, wat betekent dat ze kunnen worden gewijzigd of aangepast zodra de afwijkingen zijn geïdentificeerd via een flexibel budget. Door de verschillende soorten budgettering te begrijpen, kunnen managers een schat aan informatie verkrijgen door de analyse van budgetafwijkingen die leiden tot beter geïnformeerde zakelijke beslissingen.