Belastingverplichtingen voor kleine bedrijven: loonbelasting
Een van de problemen waarmee eigenaren van kleine bedrijven te maken hebben, is om op de hoogte te blijven van de vele verplichtingen voor lokale, staats- en federale belastingen. Hoewel de meeste bedrijfseigenaren een accountant of een belastingprofessional inhuren om met belastinggerelateerde kwesties om te gaan, is het belangrijk om het belastingstelsel te begrijpen voor degenen die de eindverantwoordelijkheid dragen voor het nakomen van alle belastingverplichtingen. In dit artikel wordt ingegaan op de verplichtingen van de ondernemer met betrekking tot de loonheffingen.
Loonbelastingverplichtingen
Elk bedrijf met werknemers is verplicht om loonbelasting in te houden op de loonstrookjes van werknemers en om toepasselijke federale, staats- en lokale belastingen te betalen. De belastingen die gewoonlijk worden ingehouden op de loonstrookjes van werknemers omvatten VAIS ( Medicare en socialezekerheidsbelastingen ) en federale, staats- en lokale inkomstenbelastingen, indien van toepassing.
Andere bronverplichtingen zijn onder meer FUTA (Federal Unemployment Tax Act) en, in staten als Californië, Hawaii, New Jersey, New York en Rhode Island, belastingen op arbeidsongeschiktheidsverzekeringen. Het niet betalen van belastingen of het niet betalen van een betaling kan leiden tot hoge boetes en boetes, dus het is belangrijk om het bedrag aan verschuldigde loonheffingen te berekenen en deze op tijd te betalen.
Als de eigenaar van een klein bedrijf geen externe werknemers heeft maar is opgenomen, zijn de bovenstaande regels ook van toepassing op het salaris van de eigenaar, omdat deze in wezen de enige werknemer van het bedrijf is. Als het bedrijf niet is opgericht en er geen werknemers zijn, moet de eigenaar elk kwartaal een geschatte belasting betalen over het inkomen uit zelfstandige activiteiten.
Loonbelasting berekenen
Er zijn drie stappen om loonheffingen te berekenen:
- Bepaal belastbare werknemers
- Bepaal belastbaar loon
- Bereken inhoudingsbedragen
Belastingplichtige werknemers
Werknemers kunnen werknemers of onafhankelijke contractanten zijn. Werknemers worden behandeld als belastingplichtige werknemers die onderworpen zijn aan loonbelasting, terwijl onafhankelijke contractanten verantwoordelijk zijn voor het betalen van hun eigen belastingen. Gewoonlijk worden werknemers als werknemers beschouwd als u het recht hebt om de manier waarop ze hun werk doen te sturen en te controleren, in plaats van alleen de resultaten van het werk.
De scheidslijnen tussen zelfstandige aannemers en medewerkers zijn echter niet altijd even duidelijk. Om bedrijfseigenaren te helpen bepalen welke werknemers belastbare werknemers zijn, heeft de Internal Revenue Service (IRS) common law regels, waaronder gedrags, financiële en relatietests :
Gedragstest
Een werknemer is een werknemer wanneer de werkgever het recht heeft om de werknemer te leiden en te controleren. De werkgever hoeft de werknemer niet daadwerkelijk te leiden of te controleren, maar heeft het recht om dat te doen.
Financiële test
Deze test kijkt naar de mate van controle die een werkgever heeft over de financiële aspecten van de baan. In sommige beroepen ondersteunt het hebben van aanzienlijke controle over voor het werk gebruikte benodigdheden de status van een werknemer als onafhankelijke contractant.
Een duidelijke manier om een onafhankelijke contractant van een werknemer te onderscheiden, is door de beschikbaarheid van diensten. Een onafhankelijke contractant is niet gebonden aan één bedrijf en kan diensten adverteren; een werknemer kan geen reclame maken voor diensten tenzij hij buiten het bedrijf werkt als een onafhankelijke contractant.
Relatietest
Deze test heeft betrekking op de manier waarop de werkgever en de werknemer hun relatie zien. Als een werkgever-werknemerrelatie naar verwachting zal duren tot het einde van een specifiek project of voor een bepaalde periode, dan is de werknemer een onafhankelijke contractant. Aan de andere kant, als de relatie geen of grenzen heeft, is de werknemer een belastingplichtige werknemer.
Belastbaar loon
Belastbaar loon is een vergoeding voor geleverde diensten en kan salaris, bonussen of geschenken omvatten. Sommige vormen van compensatie, zoals vergoedingen voorzakelijke onkostenvoor reizen of maaltijden, kwalificeren niet als belastbaar loon. Om de onkosten niet te belasten, moeten werknemers ze verifiëren door middel van bonnen of onkostendeclaraties. Ze moeten ook noodzakelijk, redelijk en zakelijk gerelateerd zijn.
Inhouding berekenen
Nadat u erachter bent gekomen welke werknemers kwalificeren als belastbare werknemers en welke lonen belastbaar loon zijn, is de volgende stap het berekenen van het bedrag dat u moet inhouden voor federale, staats- en lokale belastingen, evenals VAIS en FUTA.
Federale belastingen
Op elk salaris moet voor de toepasselijke periode federale inkomstenbelastingen worden ingehouden. De IRS heeft twee sets belastingtabellen die werkgevers kunnen gebruiken om bronbedragen te berekenen: de loonschijftabellen en de procenttabellen.
De loonschijftabellen zijn gescheiden voor vijf verschillende loonperioden (dagelijks, wekelijks, tweewekelijks, halfmaandelijks en maandelijks). Om de inhoudingsbedragen te bepalen, kiezen werkgevers de toepasselijke loonperiode en loonschijf voor werknemers en lezen ze vervolgens de tabel door naar de kolom met het aantal geclaimde vrijstellingen.
De percentagetabellen zijn beschikbaar voor acht salarisperioden (dagelijks, wekelijks, tweewekelijks, halfmaandelijks, maandelijks, driemaandelijks, halfjaarlijks en jaarlijks) en zijn onderverdeeld naar burgerlijke staat. Werkgevers beginnen met het verlagen van de lonen met de waarde van de aangevraagde vrijstellingen. Vervolgens gebruiken ze de tabel die overeenkomt met de burgerlijke staat van de werknemer en zoeken ze het inhoudingsbedrag op basis van de loonschijf.
Als bedrijfseigenaar is het uw verantwoordelijkheid om de twee sets tabellen te bekijken en te bepalen welke geschikt is voor uw bedrijf. De percentagetabellen zijn meer inclusief, in termen van salarisperiodes, dus als u zich in een situatie bevindt waarin verschillende werknemers op verschillende salarisperioden worden betaald, dan zou de percentagetabel de tabel bij uitstek moeten zijn. Als uw werknemers bijvoorbeeld driemaandelijks worden uitbetaald, zijn de percentagetabellen geschikter dan de loonschijftabellen. Om deze tabellen te krijgen, bel de IRS of ga naarhttp://www.irs.gov/ en vraag naar publicaties 15 en 15-A.
Staatsbelastingen
De meeste staten gebruiken tabellen die lijken op federale belastingtabellen, en u kunt ze krijgen door naar het belastinggedeelte van de website van uw staat te gaan of contact op te nemen met de Small Business Administration. U hoeft geen staatsbelasting in te houden in rechtsgebieden die geen staatsbelasting op inkomen heffen, zoals Alaska, Florida, brutoloon zijn, zoals Pennsylvania.
FI CA
De Federal Insurance Contributions Act (VAIS) is een federale wet die werkgevers verplicht om socialezekerheids- en Medicare-belastingen in te houden op lonen die aan werknemers worden betaald. Het vereist ook dat de werkgever en de werknemer elk de helft van de VAIS-belasting betalen.
Sociale zekerheid en Medicare-belastingen worden aan zowel de werknemer opgelegd tegen een vast tarief van 6,2% voor sociale zekerheid en 1,45% voor Medicare en het enige vaste tarief van de werkgever van respectievelijk 6,2% en 1,45%, waardoor een gecombineerd VAIS- belastingtarief ontstaat van 15,3% (12,4% voor sociale zekerheid en 2,9% voor Medicare). Zelfstandigen zijn zelf verantwoordelijk voor het betalen van de volledige belasting van 15,3%.
In tegenstelling tot federale en staatsbelastingen, worden VAIS-belastingen niet beïnvloed door het aantal bronvrijstellingen dat door de werknemer wordt geclaimd. U vermenigvuldigt eenvoudig de brutoloonbetaling van een werknemer met het toepasselijke belastingtarief om te bepalen hoeveel u moet inhouden en hoeveel u als werkgever moet betalen.
In 2021 is de socialezekerheidsbelasting alleen van toepassing op de eerste $ 142.800 aan inkomen, ook wel de socialezekerheidsbelasting genoemd. De loongrondslag wordt jaarlijks aangepast voor inflatie. De Medicare-belasting heeft geen inkomensgrens.
FUTA
Werkloosheidsbelastingen, of FUTA, zijn belastingen die uitsluitend door de werkgever worden betaald. U moet werkloosheidsbelasting betalen als een van de volgende situaties van toepassing is:
a) U betaalt een loon van in totaal minimaal $ 1.500 in een kwartaal b) U hebt ten minste één werknemer op een bepaalde dag gedurende 20 weken in een kalenderjaar, ongeacht of de weken aaneengesloten zijn
Het FUTA-belastingtarief is 6,0% voor 2020 en wordt opgelegd over de eerste $ 7.000 aan loon voor elke werknemer. U kunt echter tegoeden claimenop uw bruto FUTA-belasting om de door u betaalde werkloosheidsbelastingen te weerspiegelen. Als u uw nationale werkloosheidsbelastingen betaalt wanneer deze verschuldigd zijn, kunt u aanspraak maken op een tegoed van 5,4%, waardoor uw FUTA-belastingtarief effectief wordt verlaagd tot 0,6%.
Alles samenbrengen
Het berekenen van loonheffingen kan erg ingewikkeld zijn, en het is belangrijk om op tijd betalingen uit te voeren om boetes en te IRS-website.
FUTA-belastingen worden gewoonlijk driemaandelijks betaald en inkomsten- en VAIS-belastingen worden halfmaandelijks of maandelijks gestort. De IRS stuurt bedrijfseigenaren meestal aan het einde van elk jaar een kennisgeving waarin wordt aangegeven welke methode ze voor het komende jaar moeten gebruiken.
Over het algemeen wordt de http://www.irs.gov/ voor meer informatie over de salarisadministratie van kleine bedrijven of bel de IRS live hulplijn voor bedrijven op 1-800-829-4933.