24 juni 2021 6:28

Inleiding tot boekhoudinformatiesystemen (AIS)

Een boekhoudinformatiesysteem (AIS) is een structuur die een bedrijf gebruikt om zijn financiële gegevens te verzamelen, op te slaan, te beheren, te verwerken, op te halen en te rapporteren, zodat het kan worden gebruikt door accountants, consultants, bedrijfsanalisten, managers, chief financial officers (CFO’s ), accountants, toezichthouders en belastinginstanties.

Speciaal opgeleide accountants werken diepgaand samen met AIS om het hoogste niveau van nauwkeurigheid in de financiële transacties en het bijhouden van gegevens van een bedrijf te garanderen, en om financiële gegevens gemakkelijk beschikbaar te maken voor degenen die er legitiem toegang toe moeten hebben, terwijl de gegevens intact en veilig blijven.

Belangrijkste leerpunten

  • Een boekhoudinformatiesysteem (AIS) wordt door bedrijven gebruikt om financiële gegevens te verzamelen, op te slaan, te beheren, te verwerken, op te halen en te rapporteren.
  • AIS kan worden gebruikt door accountants, consultants, bedrijfsanalisten, managers, chief financial officers, auditors en toezichthouders.
  • Een AIS helpt de verschillende afdelingen binnen een bedrijf om samen te werken.
  • Een effectieve AIS gebruikt hardware en software om gegevens effectief op te slaan en op te halen.
  • De interne en externe controles van een AIS zijn van cruciaal belang voor het beschermen van de gevoelige gegevens van een bedrijf.

Inzicht in boekhoudinformatiesystemen (AIS)

Een boekhoudinformatiesysteem is een manier om alle boekhoudkundige en zakelijke activiteiten van een bedrijf te volgen. Boekhoudinformatiesystemen bestaan ​​doorgaans uit zes hoofdcomponenten: mensen, procedures en instructies, gegevens, software, informatietechnologie-infrastructuur en interne controles. Hieronder vindt u een uitsplitsing van elk onderdeel in detail.

1. AIS-mensen

De mensen in een AIS zijn de systeemgebruikers. Een AIS helpt de verschillende afdelingen binnen een bedrijf om samen te werken. Professionals die mogelijk de AIS van een organisatie moeten gebruiken, zijn onder meer:

  • Accountants
  • Consultants
  • Bedrijfsanalisten
  • Managers
  • Chief financiële functionarissen
  • Auditors

Het management kan bijvoorbeeld verkoopdoelen vaststellen waarvoor het personeel vervolgens de juiste hoeveelheid voorraad kan bestellen. De voorraadorder stelt de boekhoudafdeling op de hoogte van een nieuwe te betalen schuld. Wanneer er verkopen plaatsvinden in een bedrijf, kunnen de mensen en afdelingen die bij het verkoopproces betrokken zijn het volgende zijn:

  1. Verkopers voeren de klantorders in de AIS in.
  2. Boekhoudkundige facturen of stuurt een factuur naar de klant.
  3. Het magazijn stelt de bestelling samen.
  4. De verzendafdeling stuurt de bestelling naar de klant.
  5. De boekhoudafdeling wordt op de hoogte gebracht van een nieuwe te ontvangen klant. Dit is een schuldvordering van de klant die doorgaans binnen 30, 60 of 90 dagen wordt betaald. 
  6. De klantenservice houdt de bestelling en de zendingen van de klant bij.
  7. Het management gebruikt AIS om verkooprapporten te maken en kostenanalyses uit te voeren, waaronder voorraad, verzend- en productiekosten.

Met een goed ontworpen AIS kan iedereen binnen een organisatie toegang krijgen tot hetzelfde systeem en dezelfde informatie ophalen. Een AIS vereenvoudigt ook het proces van het rapporteren van informatie aan mensen buiten de organisatie, indien nodig.

Consultants kunnen de informatie in een AIS bijvoorbeeld gebruiken om de effectiviteit van de prijsstructuur van het bedrijf te analyseren door te kijken naar kostengegevens, verkoopgegevens en inkomsten. Ook accountants kunnen de gegevens gebruiken om de interne controle van een bedrijf, de financiële situatie en de naleving van regelgeving, zoals de beoordeling van Sarbanes-Oxley Act (SOX).

Het AIS moet worden ontworpen om te voldoen aan de behoeften van de mensen die het zullen gebruiken. Het systeem moet ook gebruiksvriendelijk zijn en moet de efficiëntie verbeteren, niet hinderen.

2. Procedures en instructies

De procedure en instructies van een AIS zijn de methoden die het gebruikt voor het verzamelen, opslaan, ophalen en verwerken van gegevens. Deze methoden zijn zowel handmatig als geautomatiseerd. De gegevens kunnen afkomstig zijn van zowel interne bronnen (bijv. Medewerkers) als externe bronnen (bijv. Online bestellingen van klanten). Procedures en instructies worden in de AIS-software gecodeerd. De procedures en instructies moeten echter ook in werknemers worden “gecodeerd” door middel van documentatie en training. De procedures en instructies moeten consequent worden gevolgd om effectief te zijn.

3. AIS-gegevens

Een AIS moet een databasestructuur hebben om informatie op te slaan, zoals gestructureerde querytaal (SQL), een computertaal die veel wordt gebruikt voor databases. Met SQL kunnen de gegevens in de AIS worden gemanipuleerd en opgehaald voor rapportagedoeleinden. De AIS heeft ook verschillende invoerschermen nodig voor de verschillende soorten systeemgebruikers en gegevensinvoer, evenals verschillende uitvoerformaten om aan de behoeften van verschillende gebruikers en verschillende soorten informatie te voldoen.

De gegevens in een AIS zijn alle financiële informatie die relevant is voor de zakelijke praktijken van de organisatie. Alle bedrijfsgegevens die van invloed zijn op de financiën van het bedrijf, moeten in een AIS worden opgenomen.

Het soort gegevens dat in een AIS is opgenomen, is afhankelijk van de aard van het bedrijf, maar het kan uit de volgende bestaan:

  • Verkooporders
  • Factuuroverzichten van de klant
  • Verkoopanalyserapporten
  • Inkoopaanvragen
  • Facturen van leveranciers
  • Controleer registers
  • Grootboek
  • Voorraadgegevens
  • Salarisinformatie
  • Tijdwaarneming
  • Belasting informatie

De gegevens kunnen worden gebruikt om boekhoudkundige overzichten en financiële rapporten voor te bereiden, inclusief de veroudering van vorderingen, afschrijvings of aflossingsschema’s, een proefbalans en een winst- en verliesrekening. Het hebben van al deze gegevens op één plaats – in de AIS – vergemakkelijkt het bijhouden, rapporteren, analyseren, controleren en besluiten nemen van een bedrijf. Om de gegevens bruikbaar te maken, moeten ze volledig, nauwkeurig en relevant zijn.

Aan de andere kant zijn voorbeelden van gegevens die niet in een AIS zouden worden opgenomen, memo’s, correspondentie, presentaties en handleidingen. Deze documenten hebben misschien een tangentiële relatie met de financiën van het bedrijf, maar maken, afgezien van de standaardvoetnoten, niet echt deel uit van de financiële administratie van het bedrijf.

4. AIS-software

De softwarecomponent van een AIS zijn de computerprogramma’s die worden gebruikt om de financiële gegevens van het bedrijf op te slaan, op te halen, te verwerken en te analyseren. Voordat er computers waren, was een AIS een handmatig, op papier gebaseerd systeem, maar tegenwoordig gebruiken de meeste bedrijven computersoftware als basis van de AIS. Kleine bedrijven kunnen Intuit’s Quickbooks of Sage’s Sage 50 Accounting gebruiken, maar er zijn andere.2  Kleine tot middelgrote bedrijven kunnen gebruikmaken van SAP Business One.  Middelgrote en grote bedrijven kunnen Microsoft Dynamics GP, MAS 90 van Sage Group of MAS 200, PeopleSoft van Oracle of Epicor Financial Management gebruiken.567

Kwaliteit, betrouwbaarheid en beveiliging zijn de belangrijkste componenten van effectieve AIS-software. Managers vertrouwen op de informatie die het levert om beslissingen te nemen voor het bedrijf, en ze hebben hoogwaardige informatie nodig om deugdelijke beslissingen te nemen.

AIS-softwareprogramma’s kunnen worden aangepast aan de unieke behoeften van verschillende soorten bedrijven. Als een bestaand programma niet voldoet aan de behoeften van een bedrijf, kan de software ook in eigen huis worden ontwikkeld met substantiële input van eindgebruikers of specifiek voor de organisatie worden ontwikkeld door een extern bedrijf. Het systeem kan zelfs worden uitbesteed aan een gespecialiseerd bedrijf.

Voor beursgenoteerde bedrijven, ongeacht het softwareprogramma en de aanpassingsopties die het bedrijf kiest, zullen de Sarbanes-Oxley-voorschriften tot op zekere hoogte de structuur van de AIS dicteren. Dit komt omdat SOX-voorschriften interne controles en auditproceduresvastleggenwaaraan openbare bedrijven moeten voldoen.

5. IT-infrastructuur

Infrastructuur voor informatietechnologie is slechts een mooie naam voor de hardware die wordt gebruikt om het boekhoudinformatiesysteem te bedienen. De meeste van deze hardware-items die een bedrijf toch nodig zou hebben, kunnen het volgende bevatten:

  • Computers
  • Mobiele toestellen
  • Servers
  • Printers
  • Overspanningsbeveiligers
  • Routers
  • Opslag media
  • Een reservevoeding

Naast de kosten zijn factoren waarmee u rekening moet houden bij het selecteren van hardware onder meer snelheid, opslagcapaciteit en of deze kan worden uitgebreid en geüpgraded.

Misschien wel het belangrijkste is dat de hardware die voor een AIS wordt geselecteerd, compatibel moet zijn met de beoogde software. Idealiter zou het niet alleen compatibel zijn, maar ook optimaal: een onhandig systeem zal veel minder nuttig zijn dan een snel systeem. Een manier waarop bedrijven gemakkelijk kunnen voldoen aan de hardware- en softwarecompatibiliteitsvereisten, is door een kant-en-klaar systeem aan te schaffen dat zowel de hardware als de software bevat die het bedrijf nodig heeft. De aanschaf van een kant-en-klaar systeem betekent theoretisch dat het bedrijf een optimale combinatie van hardware en software voor zijn AIS krijgt.

Een goede AIS moet ook een plan bevatten voor het onderhouden, repareren, vervangen en upgraden van componenten van het hardwaresysteem, evenals een plan voor het verwijderen van kapotte en verouderde hardware, zodat gevoelige gegevens volledig worden vernietigd.

6. Interne controles

De interne controles van een AIS zijn de beveiligingsmaatregelen die het bevat om gevoelige gegevens te beschermen. Deze kunnen zo simpel zijn als wachtwoorden of zo complex als biometrische identificatie. Biometrische beveiligingsprotocollen kunnen het opslaan van menselijke kenmerken omvatten die in de loop van de tijd niet veranderen, zoals vingerafdrukken, stem- en gezichtsherkenning.

Een AIS moet interne controles hebben om te beschermen tegen onbevoegde computertoegang en om de toegang te beperken tot geautoriseerde gebruikers, waaronder enkele gebruikers binnen het bedrijf. Het moet ook onbevoegde toegang tot bestanden voorkomen door personen die alleen toegang hebben tot bepaalde delen van het systeem.

Een AIS bevat vertrouwelijke informatie die niet alleen van het bedrijf is, maar ook van zijn medewerkers en klanten. Deze gegevens kunnen zijn:

  • Burgerservicenummers
  • Salaris- en personeelsinformatie
  • Creditcardnummers
  • Klant informatie
  • Financiële gegevens van het bedrijf
  • Financiële informatie van leveranciers en verkopers

Alle gegevens in een AIS moeten worden gecodeerd en de toegang tot het systeem moet worden gelogd en gecontroleerd. Systeemactiviteit moet ook traceerbaar zijn.

Een AIS heeft ook interne controles nodig die hem beschermen tegen computervirussen, hackers en andere interne en externe bedreigingen voor de netwerkbeveiliging. Het moet ook worden beschermd tegen natuurrampen en stroompieken die gegevensverlies kunnen veroorzaken.

Voorbeelden uit de praktijk van boekhoudinformatiesystemen

Een goed ontworpen AIS zorgt ervoor dat een bedrijf dagelijks soepel kan draaien, terwijl een slecht ontworpen AIS de werking ervan kan belemmeren. Het derde gebruik van een AIS is dat, wanneer een bedrijf in moeilijkheden verkeert, de gegevens in zijn AIS kunnen worden gebruikt om het verhaal te achterhalen van wat er mis is gegaan. De cases van WorldCom en Lehman Brothers geven twee voorbeelden.

WorldCom

In 2002 gebruikten de interne auditors van WorldCom Eugene Morse en Cynthia Cooper de AIS van het bedrijf om bijna $ 4 miljard aan frauduleuze onkostenvergoedingen en andere boekhoudkundige posten bloot te leggen.  Hun onderzoek leidde tot de beëindiging van CFO Scott Sullivan, evenals tot nieuwe wetgeving – sectie 404 van de Sarbanes-Oxley Act, die de interne financiële controles en procedures van bedrijven regelt.11 

Lehman Brothers

Bij het onderzoek naar de oorzaken van de ineenstorting van Lehman was een herziening van zijn AIS en andere datasystemen een belangrijk onderdeel, samen met het verzamelen en beoordelen van documenten, plus getuigeninterviews. De zoektocht naar de oorzaken van het falen van het bedrijf “vereiste een uitgebreid onderzoek en herziening van Lehmans operationele, handels, waarderings, financiële, boekhoudkundige en andere datasystemen”, aldus het 2200 pagina’s tellende, negendelige onderzoeksrapport.

De systemen van Lehman zijn een voorbeeld van hoe een AISniet moetworden gestructureerd. In het rapport van examinator Anton R. Valukas staat: “Ten tijde van de faillissementsaanvraag had Lehman een lappendeken van meer dan 2.600 softwaresystemen en applicaties… Veel van Lehmans systemen waren geheimzinnig, verouderd of niet-standaard.”

De examinator besloot zich te concentreren op de 96 systemen die het meest relevant bleken. Dit examen vereiste training, studie en vallen en opstaan ​​om te leren hoe de systemen te gebruiken.

Valukas ‘rapport merkte ook op: “Lehmans systemen waren sterk onderling afhankelijk, maar hun relaties waren moeilijk te ontcijferen en niet goed gedocumenteerd. Het kostte buitengewone moeite om deze systemen te ontwarren om de nodige informatie te verkrijgen.”

Het komt neer op

De zes componenten van een AIS werken allemaal samen om belangrijke medewerkers te helpen bij het verzamelen, opslaan, beheren, verwerken, ophalen en rapporteren van hun financiële gegevens. Het hebben van een goed ontwikkeld en onderhouden boekhoudinformatiesysteem dat efficiënt en nauwkeurig is, is een onmisbaar onderdeel van een succesvol bedrijf.

Related Posts